Rekisteriseloste

1. REKISterin nimi

Waldenström Finland ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Nimi:  Waldenström Finland ry
Verkkosivut: www.wmfin.fi
Osoite: Helsinki
Puh. 050-431 6628
Sähköposti: info@wmfin.fi

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilö, joka vastaa rekisteriasioista ja johon voi ottaa yhteyttä:

Juha Wirekoski
Osoite: Ukonkuja 1 D, Joensuu
Puh. 050-431 6628
Sähköposti: info@wmfin.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin Käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on yhdistyksen toiminnan toteuttaminen ja jäsenasioiden hoitaminen.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset:

• • Jäsenten nimi- ja osoitetietojen ylläpito
  • WM:ään liittyvän informaation toimittaminen WMF:n jäsenille ja terveydenhuollon toimipisteisiin
  • Tiedottaminen ja markkinointi yhdistyksen järjestämistä tilaisuuksista ja tapahtumista
  • Tapahtumailmoittautumisten keräys
  • Jäsenlaskutus
  • Jäsenkyselyiden toteuttaminen
  • Tilastojen koostaminen. Yksittäisiä jäseniä ei ole mahdollista tunnistaa tilastoista.
  • Vertaistukihenkilötoiminta

Rekisteröidyillä on oikeus kieltäytyä yhdistyksen lähettämien markkinointiviestien ja tiedotteiden vastaanottamisesta. Kieltäytyminen tapahtuu ilmoittamalla asiasta sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse rekisterinpitäjälle.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka.  Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

• • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenen sukupuoli
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Rooli (jäsen, perustajajäsen, kannattajajäsen, pääkäyttäjä)
  • Ryhmä (hallitus, potilaat, jäsenet, läheiset)

5. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenhakemuksen voi tehdä yhdistyksen omilla verkkosivuilla (ohjautuu FloMembers jäsenrekisteriin). Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot voidaan vastaanottaa myös puhelimitse, kirjeitse, suullisesti, sähköpostitse tai paperisella jäseneksiliittymislomakkeella.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Hallituksen henkilötietojen luovutuksesta ylläpidetään ajantasalla olevaa dokumenttia, joka sijaitsee hallitusmateriaali -kansiossa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

1. 1. Manuaaliset aineistot
      Paperiset jäseneksiliittymislomakkeet ja mahdolliset muut paperilla olevat henkilötiedot säilytetään yhdistyksen rekisteriasioista vastaavan henkilön lukitussa kassakaapissa. Paperiset jäseneksiliittymistiedot hävitetään asianmukaisesti (silppurilla), kun jäsen on maksanut ensimmäisen jäsenmaksunsa ja, kun hallituksen kokous on hyväksynyt jäsenen.
   2. Sähköiset tiedot
      Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteriohjelmalla (FloMembers). Tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan palvelimille, jonka hosting on hajautettu kolmelle palveluntarjoajalle EU-alueella (Multim Oy,  UpCloud, Digital Ocean). Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sähköistä jäsenrekisteriä käyttävät yhdistyksen nimetyt ylläpitäjät (3), jotka ovat vaitiolovelvollisia rekisterin sisällöstä. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Varmuuskopion rekisteristä tekee yhdistyksen rekisteriasioista vastaava henkilö kuukausittain ja kopiota säilytetään muistitikulla kassakaapissa.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

9. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikaisupyyntö tehdään rekisterinpitäjälle. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.